Gestire il telelavoro da casa in modo efficace

In momenti di emergenza, come in quello in cui ci troviamo, garantire la continuità delle proprie attività di business è una delle priorità che ogni azienda ha a livello globale. Molte organizzazioni avranno già ideato un piano volto a garantire la continuità del lavoro e a gestire il telelavoro da casa dei propri dipendenti.

Il telelavoro è differente dal lavorare in presenza e per questo potrebbe porre alcune problematiche. Se come azienda non avete ancora un piano di azione ben definito, allora questo post potrebbe aiutarvi a non dimenticare alcuni aspetti essenziali per garantire lo svolgimento normale del lavoro.

Gli aspetti fondamentali dello smart working

Un’ottima connessione internet

Uno dei fattori essenziali per lavorare da casa è una connessione internet affidabile, veloce e stabile. Considerando poi che moltissime aziende lavorano nel mondo digitale e che la maggior parte delle attività giornaliere possono essere svolte solo avendo una connessione internet, questo elemento diventa davvero critico per la continuità del lavoro.

Ormai è davvero raro non avere una connessione internet a casa, ma potrebbe comunque essere il caso in determinate situazioni. Per questo, il nostro consiglio è che l’azienda si assicuri che tutti i membri del proprio staff abbiamo a disposizione una buona connessione internet. Questo renderà possibile il normale svolgimento delle attività lavorative.

Il morale del proprio team

Molti studi promuovono i benefici dello smart working, come l’aumento della produttività. D’altro canto, quando si è abituati a lavorare spalla a spalla con i propri colleghi, gestire il telelavoro da casa può presentare delle difficoltà. Una di queste è il morale del proprio team, che deve essere mitigata.

Come mantenere alto il morale

Dal nostro punto di vista, basandoci anche sull’esperienza diretta di queste ultime tre settimane di smart working del team Esendex, pensiamo che possano prevenire un abbassamento del morale le seguenti misure:

1. Chat di gruppo: lo scopo principale è quello di far sentire le persone parte di un team affiatato, nonostante si stia lavorando da soli. Avere la possibilità di poter comunicare con i colleghi in maniera istantanea dovrebbe alleviare la sensazione di solitudine. Alcuni dei canali maggiormente usati sono Slack, WhatsApp e Skype.
2. Chiamate giornaliere: ovvero organizzare una chiamata in videoconferenza con i singoli membri del proprio team oppure fare una chiamata di gruppo. Riuscire a vedersi attraverso la webcam aiuterà a far sentire i colleghi più vicini.
3. Avere obiettivi e progetti chiari: il telelavoro potrebbe rendere complicato finire progetti che normalmente richiedono un lavoro di team o collaborazione con altri dipartimenti. In questo caso l’uso di canali digitali, come chat e videochiamate, aiuta a rendere questa collaborazione possibile anche a distanza.
4. Stimolare la conversazione: lavorando da casa andranno a mancare le piccole conversazioni quotidiane a livello personale. Infatti, nessuno programmerà una riunione per parlare di come è andato il weekend o di cosa si è mangiato la sera per cena, come si farebbe durante una pausa caffè. Queste conversazioni però restano importanti per mantenere un senso di normalità. Per cui è sempre bene iniziare una riunione a distanza facendo un po’ di conversazione leggera.

Il ruolo del manager

Gestire un team è un ruolo chiave, che diventa ancora più importante quando il proprio team lavora da casa. Comunicare in modo semplice e chiaro è l’elemento che può fare la differenza. Molti dei potenziali problemi del telelavoro possono essere risolti se ci si impegna a migliorare la comunicazione all’interno del team. Come accennato sopra, ci sono diversi canali che possono essere utilizzati, come Google Hangouts, WhatsApp Business, Slack o altre piattaforma di messaggistica. Il ruolo del manager è proprio quello di individuare il canale e l’approccio migliore per aiutare a mantenere costante e chiara la comunicazione tra colleghi.

Gestire il telelavoro da casa: un piano a lungo termine

Nel caso di una prolungata chiusura degli uffici, è importante non affidarsi a un unico canale per comunicare. In questo senso, è bene avere i contatti dei propri dipendenti aggiornati. Qualora fosse necessario comunicare con loro, si potrebbe raggiungerli in modo tempestivo, non solo con l’email aziendale, ma anche con SMS o altre app di messaggistica.

Inoltre, per rendere veloce ed efficace la spedizione di determinati messaggi, è utile avere dei modelli pre-salvati nella propria piattaforma di messaggistica. In questo modo la personalizzazione sarebbe minima e l‘invio fatto il più velocemente possibile. Dovendo poi comunicare informazioni di emergenza, che potrebbero avere un tono allarmistico, è sempre utile mantenere un grado di personalizzazione, come inserire il nome proprio del destinatario.

Sappiamo quanto può essere difficile gestire in modo efficace la propria comunicazione interna in momenti di emergenza. Per questo se avesse bisogno di aiuto non esiti a contattarci. Saremmo felici di poterla aiutare in questo momento difficile.