Le comunicazioni di un’azienda si dividono principalmente in due categorie: le comunicazioni verso i clienti e le comunicazioni ai dipendenti. L’SMS, essendo un modo semplice, veloce ed immediato di comunicare, viene normalmente usato dalle aziende per comunicare con i propri clienti. Perché non usarlo anche per inviare comunicazioni ai dipendenti? Molte realtà aziendali che desiderano ottimizzare la propria comunicazione interna e facilitare la vita di tutti i giorni dei propri collaboratori e lavoratori, ma anche gestire eventuali emergenze, scelgono gli SMS, ma non solo. Vediamo nel dettaglio quali possono essere gli utilizzi dell’SMS e del mobile per le risorse umane.
Comunicazioni ai dipendenti via mobile
Migliorare la comunicazione interna della tua azienda dovrebbe essere uno dei tuoi obiettivi. Infatti, dipendenti e collaboratori ben informati e coinvolti sono normalmente più felici. L’essere più felici si traduce in una maggiore produttività. Come cerchi di instaurare un rapporto continuativo, solido e di fiducia con i tuoi clienti, alla base del conversational messaging, lo stesso dovrebbe accadere con i tuoi impiegati.
Per creare un rapporto con i tuoi dipendenti, è necessario trovare i canali giusti con cui il dipartimento di risorse umane comunichi. I servizi mobile, tra cui email, SMS e WhatsApp offrono tantissime opportunità di comunicazione. Queste possono variare a seconda del tema che deve essere trattato, dalla quantità di informazioni da condividere e dalla tempestività con cui la comunicazione deve essere letta.
Inoltre, è importante che le comunicazioni ai dipendenti siano gestite al meglio fin dal primo momento, ovvero dalla fase dell’assunzione, per poi continuare per tutta la durata del contratto.
Comunicazioni ai candidati
Prima ancora di comunicare in modo adeguato con chi lavora già in azienda, si possono utilizzare gli SMS anche nei confronti dei candidati. Il vantaggio è duplice: mettere i candidati a proprio agio e trasmettere un’immagine positiva dell’azienda. L’invio SMS gioca un ruolo d’eccezione in questo senso e può essere utilizzato per:
- inviare un SMS di reminder con il giorno e l’ora esatti del colloquio subito dopo averlo fissato
- comunicare al candidato le coordinate esatte dell’azienda, aggiungendo anche uno short link a Google Maps, per facilitargli il raggiungimento della sede
- chiedere al candidato una conferma dell’appuntamento il giorno prima o a poche ore dal colloquio, in modo da evitare il no-show.
Scopri come Manpower utilizza gli SMS per comunicare con i candidati e gestire in modo efficiente i colloqui.
Le comunicazioni con i candidati però non finiscono qui. Infatti, può essere utile inviare un’email di feedback al candidato qualora la scelta fosse ricaduta su un’altra persona. Oppure creare un piccolo sondaggio via WhatsApp per valutare l’impressione che i candidati hanno avuto sulla tua azienda e la gestione per processo di assunzione fino a quel momento.
Comunicazioni ai dipendenti per turni e OTP
Utilizzare gli SMS per mettersi in contatto in maniera diretta con i dipendenti significa semplificare la vita sia al dipartimento HR che ai lavoratori. Gli utilizzi possono essere molteplici. Infatti, l’SMS può essere adattato con facilità alle diverse esigenze che si hanno in azienda. Inoltre, anche se invii già delle comunicazioni via email ai dipendenti, il consiglio è di affiancarle all’invio di SMS. Questo per essere sicuri che una comunicazione venga letta immediatamente, anche nel caso in cui il dipendente non sia in ufficio o non abbia subito accesso alle proprie email.
Gli SMS nelle risorse umane possono essere utilizzati per:
- raggiungere subito tutti i dipendenti se si verificano eventi importanti o emergenze (un’azienda di trasporti può usarlo, ad esempio, per avvisare subito gli autisti di deviazioni al percorso abituale dei mezzi)
- rendere più sicure le comunicazioni confidenziali con l’invio di un PIN di accesso o codice OTP
- pianificare turni e comunicarli ai dipendenti con promemoria settimanali (ad esempio per la pianificazione dei turni in ospedale e in grandi centri polidiagnostici).
Inviare comunicazioni in caso di emergenza
Tra i tipi di comunicazioni ai dipendenti via SMS ci sono sicuramente le comunicazioni in caso di emergenza. In questo caso l’uso degli SMS offre molteplici vantaggi perché è possibile comunicare in modo massivo ed immediato con tutti i propri dipendenti e collaboratori.
Le email, infatti, sono utili per avvisare i dipendenti in orario d’ufficio. Sappiamo bene però che anche in quel caso il tasso di apertura di un’email non sarà mai il 100% e quindi un’azienda non può essere sicura che tutti abbiano visto il messaggio. Se poi consideriamo l’avvenimento di un’emergenza fuori dall’orario di lavoro, la probabilità che la comunicazione inviata via email venga letta si riduce notevolmente.
Quando si verificano delle emergenze sia naturali che di altro tipo, quindi, utilizzare come mezzo di comunicazione primario l’SMS può davvero fare la differenza. L’SMS arriverà direttamente sul cellulare personale del dipendente, che lo leggerà anche in orari non d’ufficio o nel week end. Questo assicurerà all’azienda che la comunicazione sia stata ricevuta e letta dal più alto numero di collaboratori.
Ricevere SMS dai dipendenti
Gli SMS possono essere utilizzati anche per creare un canale di comunicazione a due direzioni tra dipendenti e azienda. Questo canale è un valido strumento per offrire ai dipendenti un canale di comunicazione sempre attivo con l’azienda. Attivando un servizio di ricezione SMS e comunicandolo ai propri lavoratori sarà possibile ricevere SMS in tempo reale da loro. Esendex offre inoltre SMS IN che permette di automatizzare le risposte, memorizzare e cancellare in automatico numeri dalla rubrica e farsi inoltrare direttamente gli SMS ricevuti ad un indirizzo email.
Il servizio di ricezione SMS può essere utilizzato dai dipendenti per:
- comunicare ferie
- richiedere permessi
- comunicare cambi di indirizzo di domicilio o residenza
- comunicare il numero dei certificati di malattia
- comunicare in caso di emergenze che è stato letto un avviso importante.
Grazie alle API Rest di Esendex è possibile integrare i servizi SMS nei propri sistemi e gestionali in modo semplice e veloce. Il Gateway SMS di Esendex permetterà di utilizzare in tutta autonomia la piattaforma e di poterne sfruttare tutta la potenza.
Conversazioni vere con WhatsApp Business
Sicuramente i canali SMS e email sono tra i più utilizzati quando si tratta di comunicazione interna. Cosa succede se un’azienda vuole creare delle vere e proprie conversazioni con i propri dipendenti? E se ci fosse il desiderio si utilizzare un canale familiare ai propri dipendenti? Esendex offre una piattaforma multicanale che permette ai tuoi impiegati di scegliere con quale canale desiderano comunicare con te.
WhatsApp Business Platform, grazie alle sue caratteristiche intrinseche e la sua popolarità, è usata sempre più spesso anche dalle aziende sia per comunicazioni ai clienti che interne. Utilizzarlo per le comunicazioni ai dipendenti, significa poter instaurare con loro delle vere e proprie conversazioni come se stessero comunicando con amici o parenti.
Desideri migliorare le comunicazioni ai dipendenti della tua impresa? Che si tratti di comunicazioni di routine o di emergenza, non esitare a contattare il nostro team per maggiori informazioni. In alternativa, puoi registrarsi gratuitamente alla nostra piattaforma per esplorare le tante funzionalità.
