Come ricordare un appuntamento ai propri clienti e utenti

Perché è importante avere una strategia su come ricordare un appuntamento ai propri clienti? Partiamo da un esempio.

L’orario previsto per l’appuntamento è ormai passato da 15 minuti, si sceglie di aspettare ancora qualche istante dopo di che si telefona al cliente, ma senza ricevere alcuna risposta. Potrebbe essere già il secondo cliente della giornata che non si presenta e per la propria attività rappresenterebbe un’importante perdita in termini economici e di tempo. A completare la mattina difficile, il cliente delle 10:30 si è presentato con 30 minuti di ritardo e tu sei stato costretto a riorganizzare l’agenda della giornata con un’inevitabile fila di clienti infastiditi che aspettano.

Se ti sei immedesimato nella situazione sopra citata, allora saprai bene quanta frustrazione e disagio possa creare un appuntamento mancato o un ritardo. Per migliorare il servizio offerto ai tuoi clienti e la gestione della tua attività è bene studiare una strategia su come ricordare un appuntamento ai tuoi clienti. Continua a leggere per capire come calcolare la perdita che ne deriva e come scegliere il canale giusto. Questa scelta è un passaggio chiave per riuscire a comunicare nel modo che loro preferiscono.

Come calcolare la perdita per la tua attività?

Oltre allo stress derivante dalla cancellazione di un appuntamento all’ultimo minuto, di un ritardo consideravole o addirittura dal mancato avviso da parte del cliente, è importante considerare quali sono i danni causati da una tale situazione. Ogni azienda sostiene un costo reale al minuto che si ottiene dal calcolo, se pur approssimativo, di affitto, tasse, minuti effettivi di lavoro mensile e tempistiche di ogni servizio erogato. Per questo, se non venisse gestita meticolosamente l’organizzazione degli appuntamenti, l’attività rischierebbe di concludere la giornata lavorativa senza raggiungere il punto di pareggio tra costi e ricavi. Questo è il motivo per cui un appuntamento mancato può creare diversi disagi, soprattutto se in un mese se ne accumulassero diversi.

L’altro aspetto da considerare è la customer experience che viene offerta alla propria clientela. Ricordare un appuntamento infatti è percepito come un servizio al cliente molto utile. Il come ricordare un appuntamento è altrettanto importante. Infatti le modalità di comunicazione possono essere molteplici e devono essere scelte con cura considerando il proprio target di riferimento.

Come ricordare un appuntamento: i canali

Uno strumento semplice da usare, economico e che sia meno invasivo di una telefonata è sicuramente l’SMS. Un messaggio di reminder appuntamento che arrivi direttamente nelle tasche dei propri clienti rappresenta un ottimo modo per ottenere la massima resa dalla propria attività.

A volte però ricordare data e ora dell’appuntamento potrebbe non essere sufficiente a soddisfare le esigenze dei propri clienti. Infatti, a seconda della tipologia di servizio che si offre, si potrebbe voler dare la possibilità ai propri clienti o utenti di riprogrammare l’eventuale appuntamento a cui non riescono ad essere presenti. In questi casi, le soluzioni possono essere diverse.

1. La telefonata: fornendo il proprio contatto telefono nel testo del messaggio, la telefonata è una valida soluzione, ma dispendiosa in termini di tempo per il proprio call centre.
2. Il servizio di ricezione SMS: grazie al quale il cliente potrà rispondere direttamente al messaggio confermando o meno la propria presenza senza la necessità di chiamare.
3. La chat multicanale: per diminuire infatti il numero di chiamate in entrata e quindi liberare tempo prezioso dei tuoi operatori, la chat multicanale permette alle aziende di inviare messaggi sul canale che i propri destinatari preferiscono (SMS o WhatsApp), i quali possono così rispondere direttamente all’operatore. Una vera e propria conversazione via chat, dove nessun messaggio viene perso.

Con che tempistiche inviare il messaggio per ricordare un appuntamento?

Mettiamoci per un attimo nei panni del cliente. A tutti potrebbe capitare che tra i vari impegni ci si dimentichi effettivamente della propria prenotazione. Per questo inviare un messaggio per ricordare l’appuntamento è un servizio di assistenza molto apprezzato. Inoltre, se all’azienda quell’appuntamento mancato costa molto è consigliato inviare un primo SMS o messaggio WhatsApp 2 o 3 giorni prima dello stesso.

Il vantaggio di inviare un primo messaggio per ricordare l’appuntamento è proprio quello di dare la possibilità al cliente di cancellarlo o riprogrammarlo. Questo può essere fatto in modo fluido e facile grazie a WhatsApp, dove il cliente può rispondere direttamente nella chat, per riprogrammare l’appuntamento.

Quando l’appuntamento sarà ormai imminente (24 o 12 ore prima), si può programmare l’invio di un secondo messaggio di reminder.

SMS per ricordare appuntamenti ricorrenti

Nel caso di attività specifiche, come centri estetici oppure centri medici, oltre ai trattamenti una tantum, esistono trattamenti che durano diverse sedute la cui buona riuscita dipende anche dall’assiduità del cliente nel sottoporcisi. Soprattutto in casi come questi, quindi, è importante servirsi di un servizio di reminder automatico periodico. L’SMS periodico è il servizio più adatto per rispondere a quest’esigenza. Con esso si può prevedere l’invio automatico di un reminder che verrà inviato a scadenze regolari (ad esempio ogni settimana oppure ogni 15 giorni) a seconda delle necessità.

Landing page ad hoc per gestire gli appuntamenti

Uno strumento utile per migliorare la raccolta e la gestione degli appuntamenti è il servizio Landing Page. Questo servizio permette di creare una pagina personalizzata con un form per l’inserimento dei dati personali e di personalizzarne l’indirizzo. Il link alla pagina web infatti può poi essere condiviso via SMS, email, social o WhatsApp. In questo modo clienti e utenti possono prenotarsi senza dover necessariamente chiamare.

Contattaci ora per saperne di più su come possiamo aiutare la tua azienda a sviluppare una strategia su come ricordare un appuntamento e gestirne l’eventuale riprogrammazione. I nostri esperti di comunicazione mobile saranno felici di offrirti i propri consigli.